নির্দিষ্ট দিনে নির্দিষ্ট তারিখে নির্দিষ্ট স্থানে আলোচ্য সূচি তৈরি করে তা লিখিত নথির মাধ্যমে কোম্পানী পরিচালনা পর্যদ এবং
অন্যান্য শেয়ার হোল্ডারদেরকে জানিয়ে দেয়ার নাম কোম্পানির মিটিং বা সভার নোটিশ। কোম্পানির মিটিং নোটিশ বিভিন্ন ধরণের হয়, যেমন- বোর্ড মিটিং, এক্সকম মিটিং, এজিএম মিটিং, বিএসি মিটিং ইত্যাদি।মিটিং নোটিশ প্রচার/সার্কুলার করার নিয়মঃ
১। কোম্পানির প্রত্যেক পরিচালক প্রতিটি সভার নোটিশ লিখিতভাবে হাতে বা ডাকযোগে বা ফ্যাকসিমাইল বা ই-মেইল বা অন্য কোনো ইলেকট্রনিক মোড সহ যেকোনো মোডে পাওয়ার অধিকারী হবেন। একজন পরিচালক এই ধরনের নোটিশ পাওয়ার জন্য কোনো বিশেষ মোড (পদ্ধতি- ডাক, ইলেকট্রিক মেইল) নির্দিষ্ট করতে পারেন। পরিচালকদের কেউ যদি এইভাবে উল্লেখ করেন, তাহলে তাকে এই ধরনের মোডে নোটিশ পাঠাতে হবে।
২। সভার বিজ্ঞপ্তিতে যেখানে সভা অনুষ্ঠিত হবে সেই স্থানের দিন, তারিখ, সময় এবং সম্পূর্ণ ঠিকানা উল্লেখ থাকবে। যে কোন স্থানে, যে কোন সময়, যে কোন দিনে একটি সভা অনুষ্ঠিত হতে পারে।
৩। একটি সভার নোটিশ পূর্ব-নির্ধারিত তারিখে বা পূর্ব-নির্ধারিত ব্যবধানে অনুষ্ঠিত সভাগুলি সহ সমস্ত সভার ক্ষেত্রে দেওয়া হবে।
৪। সভার নির্ধারিত তারিখের কমপক্ষে সাত (৭) দিন আগে নোটিশ দেওয়া হবে যদি না কোম্পানির নিবন্ধগুলি এই ধরনের নোটিশের জন্য দীর্ঘ সময় নির্দেশ করে। "সাইন ডাই" স্থগিত করা সভা ব্যতীত অন্য কোনও স্থগিত সভা সম্পর্কে নোটিশ দেওয়ার দরকার নেই। যাইহোক, মুলতবি করা সভায় অনুপস্থিত থাকা পরিচালকদের পুনরায় স্থগিত সভার নোটিশ দেওয়া হবে।
৫। পরিচালকদের নোটিশ না দেওয়া হলে মিটিংয়ে কোনো ব্যবসা লেনদেন করা হবে না।
৬। এজেন্ডায় নোটসহ মিটিংয়ে লেনদেন করা এজেন্ডাটি সভার তারিখের অন্তত তিন (৩) দিন আগে প্রচারিত বা পাঠানো হবে।
৭। সভায় লেনদেন করা প্রতিটি এজেন্ডা নোট, আইটেমের বিশদ বিবরণ দ্বারা সমর্থিত হবে এবং যেখানে একটি রেজোলিউশন পাস করা প্রয়োজন সেখানে খসড়া রেজোলিউশন নোটিশের সাথে সংযুক্ত করা হবে।
৮। নোটিশটি যথাক্রমে উপরে উল্লিখিত সময়ের চেয়ে কম সময়ে দেওয়া যেতে পারে যদি বোর্ড বা কমিটির অধিকাংশ সদস্য সম্মত হন। একটি সংক্ষিপ্ত নোটিশে সভা অনুষ্ঠিত করার প্রস্তাবটি নোটিশে উল্লেখ করা হবে এবং এতে যে সম্মতি প্রাপ্ত হয়েছিল তাও মিনিটে রেকর্ড করা হবে।
নোটিশ, এজেন্ডা এবং এজেন্ডা সংক্রান্ত নোটগুলি সকল পরিচালক বা কমিটির সকল সদস্যকে, ক্ষেত্রমত, তাদের নিজ নিজ ঠিকানায় দেওয়া হবে, তা বাংলাদেশে হোক বা বিদেশে, এবং মূলকেও দেওয়া হবে। পরিচালক, এমনকি যখন নোটিশ, আলোচ্যসূচি এবং নোটিস অন এজেন্ডা বিকল্প পরিচালকের কাছে পাঠানো হয়েছে।
৯। যে কোনো সম্পূরক আইটেম মূলত আলোচ্যসূচিতে অন্তর্ভুক্ত নয় তা চেয়ারম্যানের অনুমতিক্রমে এবং সভায় উপস্থিত পরিচালকদের সংখ্যাগরিষ্ঠের সম্মতিতে বিবেচনার জন্য নেওয়া যেতে পারে। যাইহোক, কোন সম্পূরক আইটেম যা তাৎপর্যপূর্ণ বা অপ্রকাশিত মূল্য সংবেদনশীল তথ্য প্রকৃতির হয় পূর্ব লিখিত বিজ্ঞপ্তি ছাড়া বোর্ড দ্বারা গ্রহণ করা হবে না.
লেনদেন করা ব্যবসার আইটেমগুলি সেই আইটেমগুলির ক্রমানুসারে সাজানো হবে যেগুলি একটি রুটিন বা সাধারণ প্রকৃতির বা যেগুলি শুধুমাত্র পরিচালকদের দ্বারা নোট করা প্রয়োজন, এবং সেই আইটেমগুলির জন্য আলোচনা এবং নির্দিষ্ট অনুমোদনের প্রয়োজন৷
আইন বা অন্য কোনো প্রযোজ্য আইনের দ্বারা বোর্ডের সভায় বিবেচনা করার জন্য প্রয়োজনীয় ব্যবসায়ের আইটেমগুলি এবং কোম্পানির কার্যক্রমের উপর উল্লেখযোগ্য প্রভাব রয়েছে এমন সমস্ত বস্তুগত আইটেম ছাড়াও, কিছু আইটেম রয়েছে যা প্রযোজ্য হলে, এছাড়াও বোর্ডের সামনে রাখা হবে। এই ধরনের আইটেমগুলির একটি দৃষ্টান্তমূলক তালিকা অ্যানেক্সার 'এ' এ দেওয়া হয়েছে।
কিছু নির্দিষ্ট আইটেম আছে যা বোর্ডের প্রথম সভায় রাখা হবে এবং কিছু নির্দিষ্ট আইটেম আছে যা বছরের শেষের হিসাব বিবেচনার জন্য অনুষ্ঠিত সভায় বোর্ডের সামনে রাখা হবে।
নোটিশ প্রচারিত হওয়ার আগে অবশ্যই আলোচ্য সূচি নির্ধারিত করে নিতে হবে। তবে নোটিশে ‘এ্যানি অ্যাদার ম্যাটার উইথ দ্যা পারমিশন অব দ্যা চেয়ার’ অর্থাৎ সভাপতির অনুমতিক্রমে অন্যান্য বিষয় আলোচনা নামে সবার শেষে একটি এজেন্ডা রাখতে হবে যাতে নতুন করে উত্থাপিত বিষয় সমূহ আলোচনা করা যায়।
কোন মন্তব্য নেই:
একটি মন্তব্য পোস্ট করুন