ব্যবস্থাপনা পরিবর্তন কাকে বলে? এটি কীভাবে কাজ করে, সাংগঠনিক পরিবর্তনের ধরন, সুবিধা ও অসুবিধা এবং গুরুত্ব ও প্রভাব, নীতি লক্ষ সমূহ সমূহ লিখ

প্রশ্ন: ব্যবস্থাপনা পরিবর্তন (Change Management) কাকে বলে? এটি কীভাবে কাজ করে, সাংগঠনিক পরিবর্তনের ধরন, সুবিধা ও অসুবিধা এবং গুরুত্ব ও প্রভাব, নীতি লক্ষ সমূহ সমূহ লিখ?

ব্যবস্থাপনা পরিবর্তন হল একটি প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য, প্রক্রিয়া বা প্রযুক্তির পরিবর্তন বা রূপান্তর মোকাবেলা করার জন্য একটি কাঠামোগত পদ্ধতি। ব্যবস্থাপনা পরিবর্তনের উদ্দেশ্য হল নতুন পরিবর্তনকে প্রভাবিত করার কৌশল অবলম্বন করা, যাতে লক্ষ্য বাস্তবায়ন করা যায়। কাঠামোগত পরিবর্তনের মাধ্যমে পরিস্থিতি নিয়ন্ত্রণ করে মানুষকে পরিবর্তনের সাথে খাপ খাইয়ে নেয়া যায়।

ব্যবস্থাপনা পরিবর্তন কার্যকর করার জন্য, পরিবর্তন পরিচালনার কৌশলটি অবশ্যই বিবেচনায় নিতে হবে যে, কীভাবে সমন্বয় বা প্রতিস্থাপন প্রতিষ্ঠানের মধ্যে প্রক্রিয়া, সিস্টেম এবং কর্মীদের প্রভাবিত করবে। পরিবর্তনের পরিকল্পনা ও পরীক্ষা, পরিবর্তনের যোগাযোগ , পরিবর্তনের সময়সূচী ও বাস্তবায়ন, পরিবর্তনের নথিভুক্তকরণ এবং এর প্রভাব মূল্যায়নের জন্য একটি প্রক্রিয়া থাকতে হবে । ডকুমেন্টেশন হল পরিবর্তন ব্যবস্থাপনার একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান -- শুধুমাত্র একটি অডিট ট্র্যাল বজায় রাখার জন্যই নয় যদি একটি রোলব্যাক প্রয়োজন হয়, তবে নিয়ন্ত্রক সম্মতি সহ অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক নিয়ন্ত্রণগুলির সাথে সম্মতি নিশ্চিত করাও  ব্যবস্থাপনা পরিবর্তনের  ৷

পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা কীভাবে কাজ করে?: পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা কীভাবে কাজ করে তা বোঝার জন্য, এটি ব্যবসার নির্দিষ্ট ক্ষেত্রগুলিতে এর ধারণা এবং সরঞ্জামগুলি প্রয়োগ করতে সহায়তা করে। প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট , সফটওয়্যার ডেভেলপমেন্ট এবং আইটি অবকাঠামোর জন্য পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা কীভাবে কাজ করে তার উদাহরণ নিচে দেওয়া হল ।

প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট: প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের পরিবর্তন ম্যানেজমেন্ট ব্যবস্থাপনায় একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। প্রতিটি পরিবর্তনের অনুরোধ অবশ্যই প্রকল্পের উপর কি ধরণের প্রভাব পড়বে তা মূল্যায়ন করা উচিত। প্রজেক্ট ম্যানেজার , বা পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণের দায়িত্বে থাকা সিনিয়র এক্সিকিউটিভদের অবশ্যই পরীক্ষা করতে হবে যে প্রকল্পের একটি ক্ষেত্রের পরিবর্তন কীভাবে অন্য ক্ষেত্রগুলিকে প্রভাবিত করতে পারে, এবং সেই পরিবর্তনটি পুরো প্রকল্পে কী প্রভাব ফেলতে পারে। প্রকল্পের ক্ষেত্রগুলি যা নিয়ন্ত্রণ বিশেষজ্ঞদের পরিবর্তন করে সেগুলিকে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত করার জন্য বিশেষ মনোযোগ দেওয়া উচিত:

ব্যাপ্তি: পরিবর্তনের অনুরোধগুলি প্রকল্পের সুযোগকে কীভাবে প্রভাবিত করবে তা নির্ধারণ করতে অবশ্যই মূল্যায়ন করা উচিত।

সময়সূচী: তারা কিভাবে প্রকল্পের সময়সূচী পরিবর্তন করবে তা নির্ধারণ করতে পরিবর্তনের অনুরোধগুলিকে মূল্যায়ন করতে হবে।

খরচ: পরিবর্তনের অনুরোধগুলি প্রকল্পের খরচগুলিকে কীভাবে প্রভাবিত করবে তা নির্ধারণ করতে অবশ্যই মূল্যায়ন করা উচিত। শ্রম সাধারণত একটি প্রকল্পে সবচেয়ে বড় ব্যয় হয়, তাই প্রকল্পের কাজগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য অতিরিক্ত খরচ, প্রকল্পের খরচে দ্রুত পরিবর্তন আনতে পারে।

গুণমান: পরিবর্তনের অনুরোধগুলি সম্পূর্ণ প্রকল্পের গুণমানকে কীভাবে প্রভাবিত করবে তা নির্ধারণ করতে অবশ্যই মূল্যায়ন করতে হবে । প্রকল্পের সময়সূচীর একটি ত্বরণ, বিশেষ করে, গুণমানকে প্রভাবিত করতে পারে কারণ কাজ তাড়াতাড়ি করা হলে ত্রুটি দেখা দিতে পারে।

মানব সম্পদ: অতিরিক্ত বা বিশেষ শ্রম প্রয়োজন কিনা তা নির্ধারণ করতে পরিবর্তনের অনুরোধগুলি অবশ্যই মূল্যায়ন করা উচিত। যখন প্রকল্পের সময়সূচী পরিবর্তিত হয়, তখন প্রকল্প পরিচালক অন্যান্য অ্যাসাইনমেন্টের মূল সংস্থানগুলি হারাতে পারে।

যোগাযোগ: অনুমোদিত পরিবর্তনের অনুরোধ যথাযথ সময়ে যথাযথ স্টেকহোল্ডারদের সাথে যোগাযোগ করতে হবে।

ঝুঁকি: পরিবর্তনের অনুরোধগুলিকে অবশ্যই মূল্যায়ন করতে হবে যে তারা কী ঝুঁকি তৈরি করে। এমনকি ছোটখাটো পরিবর্তনগুলি প্রকল্পের উপর একটি ডমিনো প্রভাব ফেলতে পারে এবং লজিস্টিক, আর্থিক বা নিরাপত্তা ঝুঁকি প্রবর্তন করতে পারে।

সংগ্রহ: প্রকল্পের পরিবর্তন উপকরণ সংগ্রহ এবং চুক্তি শ্রম প্রভাবিত করতে পারে।

যখন একটি ক্রমবর্ধমান পরিবর্তন অনুমোদিত হয়, তখন প্রকল্প ব্যবস্থাপক চারটি মানক পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার মধ্যে একটিতে পরিবর্তনের নথিভুক্ত করে যাতে পরিবর্তনের অনুরোধের সাথে সমস্ত চিন্তাভাবনা এবং অন্তর্দৃষ্টি ক্যাপচার করা হয়েছে। যে পরিবর্তনগুলি একটি নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার মাধ্যমে প্রবেশ করা হয় না তাকে ত্রুটি হিসাবে চিহ্নিত করা হয় । যখন একটি পরিবর্তনের অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করা হয়, এটিও নথিভুক্ত করা হয় এবং প্রকল্প সংরক্ষণাগারের অংশ হিসাবে রাখা হয়।

সাংগঠনিক পরিবর্তনের ধরন:

অনেক ধরনের সাংগঠনিক পরিবর্তন পরিচালনা করতে পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা ব্যবহার করা যেতে পারে। তিনটি সবচেয়ে সাধারণ প্রকার নিম্নলিখিত:

উন্নয়নমূলক পরিবর্তন: যে কোনো সাংগঠনিক পরিবর্তন যা পূর্বে প্রতিষ্ঠিত প্রক্রিয়া এবং পদ্ধতিতে উন্নতি করে।

ক্রান্তিকালীন পরিবর্তন, যা একটি সংস্থাকে তার বর্তমান অবস্থা থেকে একটি সমস্যা সমাধানের জন্য একটি নতুন অবস্থায় নিয়ে যায়, যেমন একটি একীভূতকরণ এবং অধিগ্রহণ বাস্তবায়ন বা একটি কাজ বা প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করা।

রূপান্তরমূলক পরিবর্তন। পরিবর্তন যা আমূল এবং মৌলিকভাবে একটি প্রতিষ্ঠানেরসংস্কৃতি এবং অপারেশন পরিবর্তন করে। রূপান্তরমূলক পরিবর্তনে, শেষ ফলাফল জানা যাবে না। উদাহরণস্বরূপ, একটি কোম্পানি সম্পূর্ণ ভিন্ন পণ্য বা বাজার অনুসরণ করতে পারে।

পরিবর্তন পরিচালনার জন্য জনপ্রিয় মডেল:

1.   পরিবর্তনের প্রয়োজন সম্পর্কে সচেতনতা ;

2.   D পরিবর্তনে অংশগ্রহণ ও সমর্থন করতে চান;

3.   কীভাবে পরিবর্তন করা যায় তার জ্ঞান ;

4.   পছন্দসই দক্ষতা এবং আচরণ বাস্তবায়ন করার ক্ষমতা ; এবং

5.   পরিবর্তন টিকিয়ে রাখার জন্য শক্তিশালীকরণ ।

অগ্রণী পরিবর্তনের জন্য কোটারের 8-পদক্ষেপের প্রক্রিয়া। হার্ভার্ড বিশ্ববিদ্যালয়ের অধ্যাপক জন কোটারের মডেলের আটটি ধাপ রয়েছে:

6.   জরুরী অনুভূতি তৈরি করুন।

7.   একটি গাইডিং জোট গড়ে তুলুন।

8.   একটি কৌশলগত দৃষ্টিভঙ্গি এবং উদ্যোগ গঠন করুন।

9.   একটি স্বেচ্ছাসেবক সেনাবাহিনী তালিকাভুক্ত করুন.

10. অপসারণ করে কর্ম সক্ষম করুন.

11.  স্বল্পমেয়াদী জয় জেনারেট.

12. ত্বরণ বজায় রাখা.

13.  ইনস্টিটিউট পরিবর্তন।

McKinsey 7-S. ব্যবসায়িক পরামর্শদাতা রবার্ট এইচ. ওয়াটারম্যান জুনিয়র এবং টম পিটার্স পরিবর্তনকে প্রভাবিত করে এমন সাতটি বিষয়কে সামগ্রিকভাবে দেখার জন্য একটি মডেল ডিজাইন করেছেন:

1.   ভাগ মান

2.   কৌশল

3.   গঠন

4.   সিস্টেম

5.   শৈলী

6.   কর্মী

7.   দক্ষতা

2. পরিবর্তন ব্যবস্থাপনার সুবিধা কি?

এই সংজ্ঞার অন্যান্য বিভাগে যেমন বলা হয়েছে, ব্যবস্থাপনা পরিবর্তনের জন্য একটি কাঠামোগত পদ্ধতি গ্রহণ করা সংস্থাগুলিকে ব্যাঘাত কমাতে, খরচ কমাতে, বাস্তবায়নে সময় কমাতে, নেতৃত্বের দক্ষতা উন্নত করতে, উদ্ভাবন চালাতে এবং মনোবল উন্নত করতে সাহায্য করে। এছাড়াও, এখানে কিছু উপায় রয়েছে যা পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা আইটি এবং অপারেশনগুলিতে কাঠামো যোগ করতে সহায়তা করতে পারে:

এন্টারপ্রাইজ সিস্টেমের উন্নত ডকুমেন্টেশন;

প্রস্তাবিত পরিবর্তন এবং যা বাস্তবায়িত হয় তার মধ্যে বৃহত্তর প্রান্তিককরণ;

অটোমেশন উদ্যোগের জন্য আরও ভাল সূচনা পয়েন্ট;

কেন সিস্টেম তৈরি করা হয়েছিল তা বোঝা;

বিদ্যমান ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া এবং অবকাঠামোতে পরিবর্তন-প্রকৌশলী পরিবর্তন করার ক্ষমতা; এবং

কি নিরাপদে নির্মূল বা আপডেট করা যেতে পারে তা সনাক্ত করার আরও ভাল ক্ষমতা।

পরিবর্তন ব্যবস্থাপনার চ্যালেঞ্জ কি কি?

গ্রাউন্ড আপ থেকে একটি পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা প্রোগ্রাম বিকাশকারী সংস্থাগুলি প্রায়শই ভয়ঙ্কর চ্যালেঞ্জের মুখোমুখি হয়। কোম্পানির সংস্কৃতির একটি পুঙ্খানুপুঙ্খ বোঝার পাশাপাশি, পরিবর্তন পরিচালনার প্রক্রিয়ার জন্য সিস্টেম, অ্যাপ্লিকেশন এবং কর্মচারীদের একটি পরিবর্তন দ্বারা প্রভাবিত হওয়ার জন্য একটি সঠিক অ্যাকাউন্টিং প্রয়োজন। অতিরিক্ত পরিবর্তন পরিচালনার চ্যালেঞ্জগুলির মধ্যে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:

সম্পদ ব্যবস্থাপনা: একটি সংস্থার কৌশলগত পরিকল্পনায় অবদান রাখে এমন শারীরিক, আর্থিক, মানবিক , তথ্যগত, এবং অস্পষ্ট সম্পদ এবং সংস্থানগুলি পরিচালনা করা পরিবর্তন বাস্তবায়নের সময় ক্রমবর্ধমান কঠিন হয়ে ওঠে।

প্রতিরোধ: যে সকল নির্বাহী এবং কর্মচারীরা পরিবর্তন দ্বারা সবচেয়ে বেশি প্রভাবিত হয় তারা এটিকে প্রতিহত করতে পারে। যেহেতু পরিবর্তনের ফলে অবাঞ্ছিত অতিরিক্ত কাজ হতে পারে, চলমান প্রতিরোধ সাধারণ। স্বচ্ছতা, প্রশিক্ষণ, পরিকল্পনা এবং ধৈর্য প্রতিরোধকে প্রশমিত করতে এবং সামগ্রিক মনোবল উন্নত করতে সাহায্য করতে পারে।

যোগাযোগ: কোম্পানিগুলি প্রায়ই ধারাবাহিকভাবে পরিবর্তনের উদ্যোগে যোগাযোগ করতে ব্যর্থ হয় বা প্রক্রিয়ায় কর্মচারীদের অন্তর্ভুক্ত করে। পরিবর্তন-সম্পর্কিত যোগাযোগের জন্য পর্যাপ্ত সংখ্যক বার্তার প্রয়োজন, বার্তা পৌঁছানোর জন্য পর্যাপ্ত স্টেকহোল্ডারদের সম্পৃক্ততা এবং একাধিক যোগাযোগের মাধ্যম প্রয়োজন।

নতুন প্রযুক্তি: নতুন প্রযুক্তির প্রয়োগ একজন কর্মচারীর সম্পূর্ণ কর্মপ্রবাহকে ব্যাহত করতে পারে । কোম্পানীগুলি সহকর্মীদের কাছে নতুন প্রযুক্তিকে চ্যাম্পিয়ন করে এমন প্রাথমিক শিক্ষার্থীদের একটি নেটওয়ার্ক তৈরি করে নতুন প্রযুক্তি গ্রহণের উন্নতি করতে পারে।

একাধিক দৃষ্টিকোণ। যেকোনো পরিবর্তনের উদ্যোগে, প্রতিষ্ঠানে তাদের ভূমিকা এবং প্রণোদনার উপর ভিত্তি করে সাফল্যের কারণগুলি ভিন্ন হয়। এই বিভিন্ন অগ্রাধিকার পরিচালনা করা চ্যালেঞ্জিং।

সময়সূচী সমস্যা: একটি পরিবর্তন প্রোগ্রাম দীর্ঘ বা স্বল্পমেয়াদী হবে কিনা তা নির্ধারণ করা এবং মাইলফলকের সময়সীমা পরিষ্কারভাবে সংজ্ঞায়িত করা জটিল। কিছু সংস্থা বিশ্বাস করে যে সংক্ষিপ্ত পরিবর্তন প্রোগ্রামগুলি সবচেয়ে কার্যকর। অন্যরা বিশ্বাস করে যে পরিবর্তনের জন্য আরও ধীরে ধীরে পদ্ধতি প্রতিরোধ এবং ত্রুটি হ্রাস করে।

পরিবর্তন ব্যবস্থাপনার গুরুত্ব এবং প্রভাব:

মানুষ, প্রক্রিয়া এবং সংস্থার জন্য একটি ধারণাগত ব্যবসায়িক কাঠামো হিসাবে, পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা সমালোচনামূলক প্রকল্পের সাফল্য বৃদ্ধি করে এবং একটি কোম্পানির দ্রুত মানিয়ে নেওয়ার ক্ষমতাকে উন্নত করে।

ব্যবসায়িক পরিবর্তন ধ্রুবক এবং অনিবার্য, এবং যখন দুর্বলভাবে পরিচালিত হয়, তখন এটি সাংগঠনিক চাপ সৃষ্টি করার পাশাপাশি অপ্রয়োজনীয় এবং ব্যয়বহুল পুনর্ব্যবহার করার সম্ভাবনা রাখে।

অর্পিত কাজের ধারাবাহিকতা এবং দক্ষতার মানককরণের মাধ্যমে, পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করে যে একটি প্রতিষ্ঠানের জনগণকে উপেক্ষা করা হয় না। কাজের পরিবর্তনের সাথে সাথে পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা কর্মীদের তাদের নতুন ভূমিকা বুঝতে এবং আরও প্রক্রিয়া-চালিত সংস্কৃতি গড়ে তুলতে সহায়তা করে।

চেঞ্জ ম্যানেজমেন্ট মার্কেটপ্লেসে গতিশীল থাকতে সক্ষম করে ভবিষ্যতে কোম্পানির বৃদ্ধিকে উৎসাহিত করে।

পরিবর্তন পরিচালনার নীতি

পরিবর্তন ব্যবস্থাপনার তিনটি নীতি পরিবর্তন ব্যবস্থাপনার তিনটি স্তরের উপর ভিত্তি করে তৈরি করে যা কার্ট লুইন তার মূল বই প্রিন্সিপলস অফ টপোলজিক্যাল সাইকোলজিতে প্রবর্তন করেছিলেন :

বর্তমান অবস্থা আনফ্রিজ. পরিবর্তন এজেন্টদের চিহ্নিত করতে হবে তারা কী পরিবর্তন করতে চায়। এই পর্যায়ে, তাদের একটি "কেন" প্রণয়ন করতে হবে যা অন্যান্য অংশগ্রহণকারীরা কিনতে পারে। সারমর্মে, তাদের ভবিষ্যত অবস্থার বিপরীত প্রকৌশলী করতে হবে এবং অন্যান্য সম্ভাব্য অংশগ্রহণকারীদের কাছে এই সুবিধাটি অনুবাদ করতে হবে। তারপর, তাদের এমন লোকদের তালিকাভুক্ত করতে হবে যারা নতুন ধারণায় অংশগ্রহণ করতে পারে। এর মধ্যে একটি বড় পরিবর্তনের জন্য নির্বাহী স্পনসরশিপ বা বিভাগীয় পরিবর্তনের জন্য সহকর্মীদের অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।

সিস্টেম পরিবর্তন করুন। এই পর্যায়ে, পরিবর্তন এজেন্ট এবং যেকোনো সহযোগীরা পরিবর্তনটি অনুশীলনে আনতে শুরু করতে পারে। পরিবর্তন এজেন্টদের ধারণাটি যোগাযোগ করতে এবং অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের বোর্ডে আনতে সহযোগীদের সাথে কাজ করতে হবে। যেকোনো পুশব্যাকের দিকে মনোযোগ দেওয়া এবং পরিবর্তনকে এগিয়ে নিয়ে যেতে বা প্রতিক্রিয়ার প্রতিক্রিয়ায় এর বাস্তবায়নকে স্থানান্তর করতে সাহায্য করার জন্য ভাগ করা বোঝার ক্ষেত্রগুলি খুঁজে পাওয়া গুরুত্বপূর্ণ। সবাই নতুন সিস্টেমে অভ্যস্ত হওয়ার কারণে উত্তেজনা বেশি হতে পারে। তাদের অনুভূতি এবং ধারণার প্রতি শ্রদ্ধাশীল হওয়া গুরুত্বপূর্ণ।

রিফ্রিজ অবশেষে, লোকেরা নতুন সিস্টেমে অভ্যস্ত হয়ে যায়, অথবা তারা পূর্বে যা কাজ করছিল তাতে ফিরে যায়। এই পর্যায়ে, এটি ঘোষণা করা গুরুত্বপূর্ণ যে পরিবর্তনটি শেষ হয়েছে -- পরিবর্তনটি গৃহীত বা প্রত্যাখ্যান করা হয়েছে কিনা। এমনকি যদি পরিবর্তনটি প্রত্যাখ্যান করা হয়, তবে এটি ঘোষণা করা প্রত্যেককে শিথিল হওয়ার সুযোগ দেয়। ভবিষ্যতে রেফারেন্সের জন্য কী ঘটেছে তা নথিভুক্ত করাও এই পর্যায়ে সহায়ক।

পরিবর্তনের প্রতিরোধকে অতিক্রম করা : সাধারণভাবে, কেউ পরিবর্তন করতে পছন্দ করে না, এমনকি এটি কোনো না কোনোভাবে ভালোর জন্যও হয়। পরিবর্তনের এই প্রতিরোধকে প্রশমিত করতে সাহায্য করার জন্য এখানে কিছু সেরা অনুশীলন রয়েছে:

পরিবর্তনের লক্ষ্যটি স্পষ্ট করুন এবং এটি কীভাবে অন্যদের উপকার করতে পারে তা চিহ্নিত করুন।

আপত্তি শুনুন, এবং তাদের সমাধান করার উপায় খুঁজুন।

মতবিরোধকারীদের বুলডোজ করার পরিবর্তে ঐক্যমত্য গড়ে তুলতে সময় নিন।

প্রতিক্রিয়াকে একটি বাধার পরিবর্তে একটি গাইড হিসাবে বিবেচনা করুন।

 আরও পরিবর্তনের জন্য বীজ রোপণ করতে শেষে সাফল্য উদযাপন করুন।

পরিবর্তন কাঙ্ক্ষিত লক্ষ্য পূরণ না হলে পিছনে যেতে ইচ্ছুক হন।

 সোর্স: অনলাইন,