কোন সভার আলোচ্যসূচি অনুযায়ী উপস্থিত সদস্যদের মাধ্যমে ব্যাপক আলাপ আলোচনা পর সর্ব-সম্মতভাবে যে সিদ্ধান্ত গৃহীত হয়,
সেই সিদ্ধান্তের গৃহীত লিখিত রুপকে মিটিং লেজুলেশন বা সভার কার্য বিবরণী (Meeting Minutes) বলে।সভার কার্য বিবরণীর বিষয়বস্তুঃ
১। মিনিটের (সভার কার্য বিবরণীর) মধ্যে কোম্পানির নাম এবং নির্দিষ্ট সভার সংখ্যা, সভার ধরন, এবং দিন, তারিখ, স্থান, সভা শুরুর সময় এবং সমাপ্তি থাকতে হবে। সভা ডাকা হয়েছে কিন্তু কোরামের অভাবে স্থগিত করা সভার ক্ষেত্রে উপরের নিয়ম অনুযায়ী “মুলতবি সভা; বা যে সভা অন্য কোন নির্দিষ্ট তারিখে পুনরায় আরম্ব হয়ে শেষ হয়েছে তার কার্য বিবরণীতেও” উক্ত নিয়মে লিপিবদ্ধ করা উচিত।
২। মিনিটে পরিচালক, সদস্য, কোম্পানি সচিব এবং সভায় উপস্থিত অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের নাম রেকর্ড করা উচিত। পরিচালকদের নাম বর্ণানুক্রমিক বা জ্যেষ্ঠতার ক্রম অনুসারে তালিকাভুক্ত করা উচিত, তবে উভয় ক্ষেত্রেই চেয়ারম্যান এবং ভাইস-চেয়ারম্যানের নাম দিয়ে শুরু করা হবে, যদি থাকে।
৩। মিনিটে প্রস্তাবের সংক্ষিপ্ত পটভূমি উল্লেখ করা উচিত, আলোচনার সংক্ষিপ্ত বিবরণ এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণের যৌক্তিকতা ও উপস্থাপিত হবে। আলোচিত এজেন্ডা আইটেমগুলি যথাযথভাবে নথিভুক্ত এবং সংখ্যাযুক্ত করা উচিত। সিদ্ধান্তগুলি রেজুলেশন আকারে রেকর্ড করা উচিত, যেখানে এটি বিধিবদ্ধভাবে বা অন্যথায় প্রয়োজন। অন্যান্য ক্ষেত্রে, সিদ্ধান্তগুলি বর্ণনামূলক আকারে লিপিবদ্ধ করা যেতে পারে।
যেখানে সভার চেয়ারম্যান তার দ্বিতীয় বা কাস্টিং ভোট প্রয়োগ করার জন্য একটি রেজোলিউশন পাস করা হয়েছিল, সেখানে কার্যবিবরণীগুলি একই রেকর্ড করা উচিত এবং সেই অনুচ্ছেদগুলিও উল্লেখ করা উচিত যা চেয়ারম্যানকে দ্বিতীয় বা কাস্টিং ভোট প্রয়োগ করার ক্ষমতা দেয়৷
পরিচালকদের বৈঠকের মিনিটে থাকতে হবে:
(১) উপস্থিত কর্মকর্তাদের নাম এবং নির্দিষ্ট আইটেমের (এজেন্ডা) জন্য আমন্ত্রিতদের নাম;
(২) পরিচালকদের নাম যারা অনুপস্থিতির ছুটি চেয়েছিলেন এবং মঞ্জুর করেছিলেন;
(৩) যদি কোন পরিচালক শুধুমাত্র সভার একটি অংশের (আলোচ্য সূচির) জন্য অংশগ্রহণ করে থাকেন, তাহলে তিনি যে আলোচ্যসূচিতে অংশ নিয়েছিলেন সেটি উল্লেখ থাকবে;
(৪) একজন পরিচালক ভিডিও বা টেলি কনফারেন্সের মাধ্যমে যোগদানের ক্ষেত্রে যে স্থান থেকে এবং যে বিষয়সূচির আইটেমগুলিতে তিনি অংশগ্রহণ করেছিলেন তার বিবরণ লিপিবদ্ধ থাকবে;
(৫) বোর্ড কর্তৃক প্রদত্ত কর্মকর্তাদের নিয়োগ লিপিবদ্ধ থাকবে;
(৬) প্রচলনের সাথে পাসের জন্য প্রেরিত রেজুলেশন তার উপর সিদ্ধান্ত;
(৭) যদি কোন একজন পরিচালক কোন এডেন্ডায় আগ্রহী হয়ে অংশ না নেন সেটি লিপিবদ্ধ থাকবে। অথবা তার ভোটের ক্ষেত্রে একই নিয়মে লিপিবদ্ধ হবে।
(৮) কোন আলোচ্য বিষয়ের উপর ভিন্নমতের সত্যতা এবং সিদ্ধান্তে ভিন্নমত পোষণকারী বা সিদ্ধান্তে বিরত থাকা পরিচালকের নাম উল্লেখ থাকবে; এবং
(৯) সভার শেষ কার্যবিবরণী নিশ্চিতকরণ সম্পর্কে নোট করতে হবে।
মিটিং মিনিটের মধ্যে থাকতে হবে:
(ক) সভার সভাপতির নাম;
(খ) কোরাম গঠন সংক্রান্ত একটি বিবৃতি;
(গ) প্রতিনিধি সহ ব্যক্তিগতভাবে উপস্থিত সদস্যের সংখ্যা;
(ঘ) প্রক্সি সংখ্যা এবং প্রতিনিধিত্ব শেয়ার সংখ্যা তাদের দ্বারা;
(ঙ) বার্ষিক সাধারণ সভায় অডিট কমিটির চেয়ারম্যানের উপস্থিতি;
(চ) উপস্থিতি যদি থাকে, অডিটর, প্র্যাকটিসিং চার্টার্ড সচিব যিনি কমপ্লায়েন্স সার্টিফিকেট জারি করেছেন এবং পর্যবেক্ষক;
(ছ) নোটিশ পড়া বা বসানো সংক্রান্ত একটি বিবৃতি মিটিং।
(জ) চেয়ারম্যানের উদ্বোধনী বক্তব্যের সারসংক্ষেপ;
(ছ) প্রদত্ত স্পষ্টীকরণের সারাংশ;
(জ) প্রতিটি রেজোলিউশনের ক্ষেত্রে, রেজুলেশনের ধরন, যারা প্রস্তাব করেছিলেন এবং যারা সমর্থন করেছিলেন তাদের নাম এবং সর্বসম্মতি বা সংখ্যাগরিষ্ঠতা (সরল বা নিরঙ্কুশ) যার সাথে এই জাতীয় রেজোলিউশন পাস করা হয়েছিল;
(ঝ) একটি প্রস্তাবিত রেজোলিউশনের পরিবর্তনের ক্ষেত্রে, এই জাতীয় প্রস্তাবে ভোটদানের ফলাফল এবং এই জাতীয় সংশোধিত রেজোলিউশনের জন্য ভোটদানের বিশদ বিবরণ; এবং
(ঞ) ভোটের ক্ষেত্রে, পক্ষে ও বিপক্ষে দেওয়া ভোটের সংখ্যা।
চেয়ারম্যান যদি কোনো নির্দিষ্ট আইটেমের বিষয়ে আগ্রহী হন এবং যদি তিনি এই জাতীয় আইটেমের লেনদেনের সময় চেয়ারটি খালি করেন, তবে কার্যবিবরণীতে এই সত্যটি থাকতে হবে যে তিনি তা করেছেন এবং অন্য পরিচালক বা সদস্যের নাম যিনি তার চেয়ারটি নিয়েছেন।
কোন মন্তব্য নেই:
একটি মন্তব্য পোস্ট করুন