কোন সভার আলোচ্য সূচি অনুযায়ী উপস্থিত সদস্যদের মাধ্যমে ব্যাপক আলাপ আলোচনা
পর সর্ব-সম্মতভাবে যে সিদ্ধান্ত গৃহীত হয়, সেই গৃহীত সিদ্ধান্তের লিখিত রুপকে সভার কার্য বিবরণী বলে। সভার কার্য বিবরণীতে সেক্রেটারী চেয়ারম্যানের স্বাক্ষর থাকতে হবে। যদি সেক্রেটারী এবং চেয়ারম্যানের স্বাক্ষর না থাকে তাহলে সেটি চূড়ান্ত কার্য বিবরণী (Signed Meeting Minutes) হিসেবে গণ্য হবেনা। তবে সেটিকে খসড়া কার্য বিবরণী (Draft Meeting Minutes) হিসেবে গণ্য করা হবে।
লইনসাইডার এর মতে, ”সভার কার্যবিবরণী মানে কোন কাউন্সিল বা কমিটির সভার কার্যবিবরণী যেখানে বিষয়টি লিপিবদ্ধ করা হয়েছে।”
সভার কার্য বিবরণী সংরক্ষণ করার নিয়মঃ
সমস্ত সভার কার্য বিবরণী (Minutes) স্থায়ীভাবে সংরক্ষণ করা করতে হবে। এই সংরক্ষণ দুইভাবে করা যাবে (ক) মূলকপি লকারে রেখে (খ) মূলকপি থেকে একটি স্ক্যান কপি পিডিএফ ভার্সণে কোম্পানির সার্ভারে রাখতে হবে। সার্ভারে প্রবেশ শুধুমাত্র কোম্পানীর মনোনীত ব্যক্তিদের হাতে ন্যাস্ত থাকবে । নোটিশের অফিস কপি, এজেন্ডা, এজেন্ডায় নোট এবং অন্যান্য সম্পর্কিত কাগজপত্র ভাল ক্রমে সংরক্ষণ করা উচিত। এই সংরক্ষণ নিম্নতম দশ বছর পর্যন্ত হতে হবে। তারপর তা ধ্বংস হতে পারে, তবে সেটি বোর্ড কর্তৃক অনুমোদনের পর, এবং বোর্ডের তত্ত্বাবধানে সেটি হতে হবে।
সমস্ত সভার কার্য বিবরণী (Minutes) স্থায়ীভাবে সংরক্ষণ করা করতে হবে। এই সংরক্ষণ দুইভাবে করা যাবে (ক) মূলকপি লকারে রেখে (খ) মূলকপি থেকে একটি স্ক্যান কপি পিডিএফ ভার্সণে কোম্পানির সার্ভারে রাখতে হবে। সার্ভারে প্রবেশ শুধুমাত্র কোম্পানীর মনোনীত ব্যক্তিদের হাতে ন্যাস্ত থাকবে । নোটিশের অফিস কপি, এজেন্ডা, এজেন্ডায় নোট এবং অন্যান্য সম্পর্কিত কাগজপত্র ভাল ক্রমে সংরক্ষণ করা উচিত। এই সংরক্ষণ নিম্নতম দশ বছর পর্যন্ত হতে হবে। তারপর তা ধ্বংস হতে পারে, তবে সেটি বোর্ড কর্তৃক অনুমোদনের পর, এবং বোর্ডের তত্ত্বাবধানে সেটি হতে হবে।
যদি
কোন চুক্তি (Agreement, Package or Scheme) এর আওতায় একটি কোম্পানী আরেকটি কোম্পানীর
সাথে একভূত হয় তাহলে স্থানান্তরকারী কোম্পানির সমস্ত সভার কার্যবিবরণী স্থানান্তর গ্রহণকারী
কোম্পানি দ্বারা স্থায়ীভাবে সংরক্ষণ করতে হবে। স্থানান্তর গ্রহণকারী কোম্পানী অফিসের নোটিশের কপি, এজেন্ডা, এজেন্ডায় নোট এবং
স্থানান্তরকারী সংস্থার অন্যান্য সম্পর্কিত কাগজপত্র ভালভাবে সংরক্ষিত করতে হবে; এই
সংরক্ষণ নিম্নতম দশ বছর পর্যন্ত হতে হবে, তবে যেটি পরে হস্তান্তর গ্রহণকারী বোর্ডের কর্তৃত্বের
অধীনে ধ্বংস হতে পারে। কোম্পানীর সচিবের তত্ত্বাবধানে সভার কার্য বিবরণী (মিনিটের)
বইগুলোকে হেফাজতে রাখতে হবে, অথবা মনোনীতি কোন পরিচালকের তত্ত্বাবধানে।
এক নজরে সভার কার্য বিবরণী সংরক্ষণের পদ্ধতিঃ
- সভার কার্যবিবরণী উদ্দেশ্যগতভাবে সংরক্ষিত বইয়ে লিপিবদ্ধ করতে হবে।
- আলাদা আলাদা মিটিংয়ের জন্য পৃথক মিনিট বই রাখতে হবে।
- মিনিট বইয়ের পৃষ্ঠাগুলি ধারাবাহিকভাবে সংখ্যায়িত (Number) করতে করতে হবে।
- মিনিট বইয়ে মিনিট আলগাভাবে আটকানো বা আলগাভাবে সংযুক্ত করা উচিত নয়।
- মিনিট বই প্রতিষ্ঠান রেজিস্টার্ড অফিসে রাখতে হবে।
- মিনিটস বইয়ের নিরাপত্তা এবং নিয়ন্ত্রণ নিশ্চিত করতে হবে এবং সঠিক লক এবং কী (চাবি) সিস্টেম বজায় রাখতে হবে।
কোন মন্তব্য নেই:
একটি মন্তব্য পোস্ট করুন